Kişisel Verilerin Korunması Genel Aydınlatma Metni

ULUDAĞ İHRACATÇI BİRLİKLERİ

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

GENEL AYDINLATMA METNİ

İhracatçıları örgütlendirmek suretiyle ihracatı artırmak ve dış ticaretin ülke menfaatine uygun olarak gelişmesini sağlamak konularında çalışmaları olan ULUDAĞ İHRACATÇI BİRLİKLERİ  (“UİB”) sektördeki hassasiyetini kişisel verilerin güvenliği hususunda da göstermektedir.  Bu bilinçle, her türlü mecradaki ziyaretçilerimize ait özel ve genel nitelikli kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa, Kanun'a bağlı yürürlüğe koyulan ve koyulacak ikincil düzenlemelere (yönetmelik, tebliğ, genelge) ve bağlayıcı nitelikteki Kişisel Verileri Koruma Kurul'u tarafından alınmış ve alınacak kararlara uygun olarak işlenmesine, muhafaza edilmesine ve silinmesine büyük önem göstermekteyiz. Bu sorumluluğumuzun bilinci ile Kanun'da tanımlı şekli ile “Veri Sorumlusu” sıfatıyla, kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz.

1. VERİ SORUMLUSUNA İLİŞKİN BİLGİLER

Kanun uyarınca, “Işıktepeosb  Mahallesi Kahverengi Cadde No: 11/ Nilüfer Bursa”. ULUDAĞ İHRACATÇI BİRLİKLERİ Sorumlusudur.

2. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

İhracatçıları örgütlendirmek suretiyle ihracatı artırmak ve dış ticaretin ülke menfaatine uygun olarak gelişmesini sağlamak konularında gerçekleştirilen süreçleri yönetmek alanında kurumsal yapısı ile hizmet veren UİB, gerek kanuni yükümlülüklerini doğrudan yerine getirirken, gerekse bu yükümlülükler ve verilen hizmetlerin dolaylı olarak gerektirdiği durumlarda Kişisel verilerin işlenmesine ihtiyaç duymaktadır. Bu anlamda kişisel verileriniz UİB tarafından; konaklama rezervasyonları, uçak bileti alırken, transfer yapılırken, transfer detayları gönderimi, Faaliyet Ödeme Başvuru Dosyasında kullanımı, Desteklere ilişkin UİB Mobil Aplikasyon üzerinden kişiye özel hizmet sunulması (Toplantı daveti vb.), Yabancı Firmaya için hazırlanan tedarikçi firma listesine girmek, Sınırlı sayıda katılımcının iştirak edebileceği etkinliklerde, organizasyonun niteliğini değiştirebileceği için katılımcı sayılarının tutulması, Etkinlikleri gerçekleştirmek, Devlet destekli heyet organizasyonlarında, devlet desteğinin alınmasını teminen katılımcıların ilgili şirkette çalıştığını gösteren SGK Hizmet Dökümleri,  Süreklilik arz eden TTM organizasyonlarının gerçekleştirilmesi, mail ve whatsapp grupları oluşturulması, Mail üzerinden haberleşmek, Dünyadan Haber ve Günlük Haber Bültenlerinin Paylaşılması, Telefon üzerinden haberleşmeyi teminen whatsapp grubu kurmak, Proje Katılımcı Firmalar ile ilgili Üniversiteler arasında iletişimin sağlanması, Fuar işlemlerini yürütmek, Heyet işlemlerini yürütmek, fuara katılan firma bilgilerinin yer aldığı katalog hazırlayarak yabancı firmalara dağıtmak, yarışmalara ve yapılan organizasyonlara davet etmek, Muhasebe sisteminde cari kartın ödenmesi, Katalog bilgileri, sözleşme, Büyükelçilik/Konsolosluğa Vize Yazısı yazmak, Katılımcılar ile firma ile işlemleri yürütebilmek, Katalog bilgilerine yazmak, UR-GE FALİYETLERİ B2B FALİYETLERİ bilgi alışverişi, Portal kullanımındaki gerçek kişilerin iletişim bilgisi, Dosya inceleme sürecinin sağlıklı yürütülebilmesi için bilgi/belge talebi, İthalat Kayıt Belgesi, Destek Başvurusunun sonuçlandırılması, YK/DK Üyeliği ile ilgili istenilen belgeler, Veri Kaydı, Veri Talebi, Ödeme işlemleri gibi amaçlarla her daim bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde işlenmektedir.

3. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Kişisel verileriniz, yukarıda sayılan amaçlar dahilinde, Kanun'un 8. ve 9. maddesinde belirtilen şartlara uygun olarak Acentalar, Oteller, Görevli Yönetim kurulu üyesi, görevli personel, Microsoft Dynamics Online, İncelemeci Kuruluş, UİB Mobil Aplikasyon Tasarımcı Firma, Üretici/ihracatçı arayan ilgili yurtdışı firma, Gerektiği durumda ilgili bakanlıklar, Bilgi İşlem Şubesi, Türk ve Yabancı alıcı firma temsilcileri, anlaşmalı olduğumuz Danışmanlık firmaları, E-Birlik, Fuar ziyaretçileri, Büyükelçilik/Konsolosluk, Hukuk Birimi, SAP, Ticaret Bakanlığı-TİM ve talep edilmesi halinde tüm kurumlar ve şirketler ve ortaklarına aktarılmaktadır.

4. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMLERİ VE HUKUKİ SEBEPLERİ

Kişisel verileriniz; UİB tarafından yetkilendirilmiş veri işleyen gerçek veya tüzel kişiler tarafından, e-posta, telefon, internet sitesi, muhtelif sözleşmeler, kağıt ortamında tutulan formlar ve tutanaklar gibi vasıtalarla otomatik ve otomatik olmayan yöntemlerle sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanmaktadır.

Bu kapsamda;

Üye bilgileri (ad-soyad, telefon numarası, e-posta, kartvizit, hesap bilgileri )

Ziyaretçi ( kimlik bilgileri)

Kapalı devre,bağımsız video kaydı (Güvenlikli Baskı alanında ve deposunda bulunan kişilerin ve ortamın kaydı)

TDH FUARLAR ŞUBESİ (tam adı, cep telefonu, e-posta,firma bilgileri,Araç Plakası, pasaport numarası)

UİB Bilgileri ( tam adı, cep telefonu, e-posta,firma bilgileri, firma vergi numarası, Kişinin UİB Mobil Aplikasyon kullanım verileri, isteğe bağlı olarak sosyal medya hesapları)

AB projeler şubesi (Üye firma personeli SGK dökümü, Üye firma sahibi Ticari Sicil Kaydı, sahibi pasaport görüntüleri (pasaport no) )

Yönetim Kurulları Şubesi (Pasaport fotokopisi, Kan grubu, vesikalık fotoğraf, dijital resim,dijital kimlik, unvan)

yukarıda belirtilen kişisel veriler Kanun'un 5. maddesinin 2/a-c-ç-e-f bentleri, 6. maddesinin 3. fıkrası uyarınca, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla ve UİB'in meşru menfaatleri hukuki sebebine dayalı olarak işlenmektedir.

5. VERİ SAHİPLERİNİN KANUN KAPSAMINDAKİ HAKLARI

Dilediğiniz zaman UİB'e başvurarak kişisel verilerinizin;

• İşlenip işlenmediğini, işlenme amacını ve amacına uygun kullanıp kullanılmadığı öğrenebilir ve işlenmiş ise bu konuda bilgi isteyebilir,
• Kanun'a uygun olarak yurt içinde ve yurt dışında bilgilerinizin paylaşıldığı üçüncü kişileri öğrenebilir,
• Bilgilerinizin eksik ya da hatalı işlendiğini düşünüyorsanız düzeltilmesini isteyebilir,
• Kanunun 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde bilgilerinizin silinmesini ya da yok edilmesini talep edebilir,
• Bilgilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere (c) ve (d) bentlerinde belirtilen taleplerinizin bildirilmesini ve aynı işlemleri gerçekleştirmelerini isteyebilir,
• Bilgilerinizin, otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz edebilir veya kanuna aykırı olarak kaydedildiğini veya kullanıldığını düşünüyorsanız ve bu sebeple zarara uğramışsanız zararın giderilmesini isteyebilirsiniz.

Bu amaçlarla yaptığınız başvurunun ek bir maliyet gerektirmesi durumunda, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından çıkarılan Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ ile belirlenen ücreti ödemeniz söz konusu olacaktır. Başvurunuza yazılı cevap verilmesi halinde ilk 10 (on) sayfaya kadar ücret alınmayacak, 10 (on) sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 TL işlem ücreti alınacaktır. Başvurunuza verilecek cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde ise, kayıt ortamının maliyeti kadar ücret tarafınıza yansıtılacaktır.

Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandırılacaktır.

Kanun kapsamındaki haklarınızdan yararlanmak için başvurularınızı, Türkçe olmak kaydıyla yazılı olarak UİB'e iletebilir, detaylı bilgi almak için Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun internet sayfasını ziyaret edebilirsiniz.

Başvurularınızı;

1. http://www.uib.org.tr/tr/ adresinde bulunan formu doldurduktan sonra ıslak imzalı bir nüshasının bizzat elden veya noter aracılığı ile “Işıktepe Osb  Mahallesi Kahverengi Cadde No: 11/ Nilüfer Bursa” adresine iletilmesi,
2. http://www.uib.org.tr/tr/  adresinde bulunan formun doldurulup 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imzanızla imzalandıktan sonra güvenli elektronik imzalı formun uib@hs01.kep.tr   adresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi,

Kişisel veri sahibi olarak sahip olduğunuz ve yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için yapacağınız ve kullanmayı talep ettiğiniz hakka ilişkin açıklamalarınızı içeren başvuruda; talep ettiğiniz hususun açık ve anlaşılır olması, talep ettiğiniz konunun şahsınız ile ilgili olması veya başkası adına hareket ediyor iseniz bu konuda noter tarafından tasdiklenmiş özel vekâletnamenizi ibraz etmeniz gerekecektir.

Başvurularınızda, ad-soyad, imza, T.C. kimlik numarası, ikamet veya işyeri adresi, e-posta adresi, telefon ve faks numarası, talep konusu unsurlarının bulunması “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” uyarınca zorunludur. Söz konusu unsurları barındırmayan başvurular UİB tarafından reddedilecektir.

UİB'in işbu aydınlatma metninde Kanun'dan, ikincil düzenlemelerden ve Kurul kararlarından doğan sebeplerle değişiklik yapma hakkı her zaman saklıdır. Aydınlatma metninde yapılacak değişiklikler ve güncel metin tarafınıza tebliğ edildiği tarih itibariyle derhal geçerlilik kazanacaktır.

ULUDAĞ İHRACATÇI BİRLİKLERİ